7 июня 2025 года подписан Федеральный закон № 140-ФЗ. Он завершает многолетний переход грузоперевозок на электронный документооборот: с 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются только в электронном виде и направляются в государственную систему ГИС ЭПД. Бумажная транспортная накладная после этой даты остаётся законной лишь в нескольких особых случаях.
Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через неё проходят электронные накладные и другие документы на перевозку: система хранит их и открывает доступ налоговой, ГИБДД и другим госорганам. Оформить перевозку в обход системы после 1 сентября 2026 года нельзя.
Что меняется
С 2022 года в России работает ГИС ЭПД — государственная система, через которую перевозочные документы можно оформлять электронно. До сих пор это было делом добровольным. Федеральный закон № 140-ФЗ переводит электронную форму из добровольной в обязательную.
С 1 сентября 2026 года транспортную накладную, заказ на перевозку и экспедиторские документы нужно формировать в программе, подписывать электронной подписью и передавать через оператора в ГИС ЭПД. Бумажный документ по большинству перевозок больше не будет иметь силы.
Каких документов это касается
Обязательная электронная форма распространяется на основные документы, которые сопровождают перевозку груза:
Транспортная накладная — главный документ при автоперевозке; остальные оформляются в зависимости от условий договора. Для железнодорожных и авиаперевозок вводятся свои электронные накладные. Все эти документы объединяет одно: с сентября они формируются электронно и попадают в единую государственную систему.
Кого это касается
Обязанность возникает не только у транспортных компаний. Электронную накладную подписывают все стороны перевозки — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Поэтому изменение затрагивает почти любой бизнес, который отправляет или получает товары с привлечением перевозчика: оптовую торговлю, розницу с поставками со склада, производство — независимо от размера компании. Льгот для малого бизнеса закон не предусматривает.
Отдельно — для тех, кто оказывает услуги экспедитора: с весны 2026 года такие компании обязаны состоять в государственном реестре экспедиторов.
Бумажная форма остаётся допустимой только в отдельных ситуациях — например, при перевозках для государственных и оборонных нужд, в чрезвычайных обстоятельствах, при обслуживании физических лиц для личных нужд. Для обычной коммерческой перевозки исключений нет.
Как оформляется электронный документ
Электронная накладная — это не отсканированная бумага и не файл, отправленный по почте. Путь документа выглядит так:
Работать с государственной системой напрямую нельзя — только через оператора из перечня Минтранса. Для сотрудников, которые будут подписывать документы, нужна электронная подпись с машиночитаемой доверенностью.
Что будет, если не подготовиться
Главный риск — не в штрафах. Отдельные санкции именно за оформление перевозок в обход системы пока только разрабатываются, точных сумм в законе ещё нет. Настоящая проблема в другом: с 1 сентября бумажную накладную контрагент вправе не принять, а без правильно оформленного перевозочного документа возникают сложности с подтверждением доставки, признанием расходов и вычетами по НДС. Крупные заказчики и торговые сети начнут требовать электронные документы первыми, и компания, не готовая их принять, рискует потерять контракт.
Технически переход несложный, но требует времени: оформить подпись, выбрать оператора, настроить выгрузку из 1С, обучить людей. В конце августа операторы будут перегружены заявками, поэтому подготовку разумнее пройти летом.
Что нужно сделать до 1 сентября 2026 года
- Проверить, оформляет ли Ваш бизнес транспортные накладные — при перевозке через перевозчика они нужны почти всегда
- Оформить квалифицированную электронную подпись на руководителя и подпись с машиночитаемой доверенностью на сотрудников
- Выбрать оператора ЭДО из перечня аккредитованных на сайте Минтранса
- Настроить выгрузку перевозочных документов из 1С и обмен с оператором
- Обучить сотрудников оформлять и подписывать накладные в новом порядке
Чем поможет наша команда
Переход на электронные перевозочные документы — это настройка учётной системы и электронного документооборота, и именно здесь нужна техническая экспертиза. Наша команда проведёт его без остановки отгрузок: подберём оператора, оформим электронные подписи, настроим выгрузку накладных из 1С, свяжем обмен с ГИС ЭПД и обучим сотрудников. Начать можно с простого — расскажите, как у Вас сейчас оформляются перевозки, и мы подскажем, что настроить в первую очередь.
Источники
- Минтранс России — о переходе на обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: дата обязательного перехода, охват видов транспорта, добровольный режим с 2022 года
- Минтранс России — об утверждении правил обмена и направления электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД: порядок обмена через аккредитованных операторов, состав документов
- ГАРАНТ — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ: изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности, обязательность электронной формы перевозочных документов
- ФНС России — как перейти на электронные перевозочные документы: практические шаги — квалифицированная электронная подпись, оператор, форматы